Datenschutz

Kurzinformation zum Datenschutz auf dieser Website.

Verantwortlicher

Verantwortlich ist der im Impressum genannte Anbieter.

Für die Angaben zu Unterzeichnern und die Inhalte von Dokumenten, die Sie als Absender über Ihr Konto zur Unterschrift versenden, verarbeiten wir die Daten in Ihrem Auftrag; gegenüber den Unterzeichnern sind Sie als Absender verantwortlich.

Was wir verarbeiten

Beim Aufruf dieser Website entstehen technische Server-Logs, zum Beispiel IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite und Browserkennung. Diese Logs entstehen beim Hosting und bei Cloudflare.

• Ohne bestehende Sitzung setzen die öffentlichen Informationsseiten (zum Beispiel Startseite, Preise, Ratgeber, Wissensdatenbank, Impressum und Datenschutz) keine Cookies und verwenden keine Sitzung; dort entstehen dann nur die Server-Logs. Haben Sie bereits eine Sitzung begonnen, gilt der Abschnitt „Technisch notwendige Cookies und Sitzung“.
• Keine Analyse- oder Tracking-Dienste.
• Daten geben Sie bei uns nur ein, wenn Sie das Kontaktformular nutzen, ein Konto anlegen oder nutzen oder ein Dokument unterschreiben (siehe unten).

Dienstleister

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland.
• Cloudflare: Auslieferung und Schutz der Website. Vertragspartner ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags von Cloudflare. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Zertifizierung von Cloudflare nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework; hilfsweise gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
• E-Mail-Versand: Amazon Web Services (Amazon SES).
• Zahlungen: Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande.

Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer

Die Server-Logs dienen dem sicheren und stabilen Betrieb der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website).

Server-Logs auf unserem Server werden nach höchstens 15 Tagen gelöscht. Fehlerprotokolle der Anwendung schreiben wir in eine Datei pro Tag; davon bleiben höchstens die 90 neuesten erhalten. Cloudflare speichert Daten nach Maßgabe seiner eigenen Datenschutzerklärung; eine feste Frist nennt Cloudflare dort nicht.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Betreff und Ihre Nachricht. Ein Konto brauchen Sie dafür nicht; die Anfrage wird keinem Konto zugeordnet. Wir speichern Ihre Nachricht als Support-Anfrage in unserem System, um sie zu bearbeiten und Ihnen per E-Mail an die angegebene Adresse zu antworten. Über eine neue Anfrage informieren wir unser Support-Team per E-Mail mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und dem Betreff.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir, wie oft von einer IP-Adresse aus Nachrichten gesendet werden können. Dafür speichern wir kurzzeitig einen Zähler zu Ihrer IP-Adresse, der automatisch verfällt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfrage zu beantworten); betrifft Ihre Anfrage einen Vertrag oder dessen Anbahnung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für Anfragen über das Kontaktformular gibt es keine automatische Löschfrist. Sie können die Löschung jederzeit verlangen (siehe „Ihre Rechte“).

Technisch notwendige Cookies und Sitzung

Eine Sitzung beginnt, wenn Sie eine Seite mit Formular oder Konto aufrufen (zum Beispiel das Kontaktformular, Registrierung, Anmeldung, Zurücksetzen des Passworts, Unterschreiben oder Ihr Konto), und ebenso auf Fehlerseiten und bei Weiterleitungen. Haben Sie eine Sitzung begonnen, läuft diese Sitzung auch auf den Informationsseiten weiter, bis sie endet: Bei jedem Aufruf werden das Sitzungscookie und das XSRF-TOKEN erneuert und der Zeitpunkt der letzten Aktivität aktualisiert. Wir setzen dabei nur technisch notwendige Cookies:

• Sitzungscookie: verbindet Ihre Aufrufe zu einer Sitzung und hält Sie nach der Anmeldung angemeldet; endet nach 120 Minuten ohne Aktivität.
• XSRF-TOKEN: schützt Formulare vor Missbrauch (Cross-Site Request Forgery); gleiche Dauer wie das Sitzungscookie.
• Vertrauenswürdiges Gerät: merkt sich nach der Zwei-Faktor-Anmeldung Ihren Browser für 7 Tage.
• Beim Unterschreiben: ein Cookie zur Wiedererkennung des Geräts für die Sicherheit des Unterschriftsvorgangs; Dauer 12 Monate.

Zu jeder Sitzung speichern wir auf unserem Server die IP-Adresse, die Browserkennung, den Zeitpunkt der letzten Aktivität und die Sitzungsdaten (zum Beispiel ein Sicherheitstoken für Formulare, die zuletzt aufgerufene Seite und, nach der Anmeldung, die Kennung Ihres Kontos). Abgelaufene Sitzungen werden automatisch bereinigt.

Rechtsgrundlage für diese Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; sie sind für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich. Die Sitzungsdaten auf unserem Server verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb der Website).

Konto: Registrierung und Anmeldung

Wenn Sie ein Konto anlegen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Das Passwort speichern wir nur als Hashwert. Zu Ihrem Konto legen wir eine Organisation mit einem Guthabenkonto an.

Bei der Anmeldung senden wir Ihnen einen Anmeldecode per E-Mail (Zwei-Faktor-Anmeldung). Zum Schutz Ihres Kontos protokollieren wir Anmeldungen und Aktivitäten in Ihrem Konto mit IP-Adresse, Browserkennung und Zeitpunkt. Über eine Anmeldung aus einem neuen Browser informieren wir Sie per E-Mail. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir Anmeldeversuche; dafür speichern wir kurzzeitig Zähler zu E-Mail-Adresse und IP-Adresse, die automatisch verfallen.

Dokumente, Unterschriften und Audit-Protokoll

Wenn Sie Dokumente hochladen und zur Unterschrift versenden, verarbeiten wir die Dokumente, die Angaben zu den Unterzeichnern (Name und E-Mail-Adresse) sowie die ausgefüllten Felder und Unterschriften. Unterzeichner erhalten einen persönlichen Link per E-Mail.

Als Nachweis führen wir zu jedem Dokument ein Audit-Protokoll mit Ereignissen wie Versand, Öffnen und Unterschreiben, jeweils mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung. Die Einträge sind über Hashwerte miteinander verkettet, damit nachträgliche Änderungen erkennbar sind. Beim Unterschreiben speichern wir außerdem eine Aufzeichnung des Ablaufs auf der Unterschriftsseite (Sitzungsaufzeichnung) und den angegebenen Ort.

E-Mail-Versand

Wir senden Ihnen und den Unterzeichnern E-Mails, die für die Nutzung erforderlich sind: Bestätigung der E-Mail-Adresse, Anmeldecodes, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Sicherheitshinweise, Einladungen und Erinnerungen zur Unterschrift, Benachrichtigungen über abgeschlossene Dokumente sowie Antworten auf Anfragen über das Kontaktformular. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse, den Namen und den Inhalt der Nachricht. Der Versand erfolgt über Amazon Web Services (Amazon SES).

Zahlungen über Mollie

Wenn Sie Guthaben aufladen, leiten wir Sie zur Bezahlseite von Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, weiter. Sie bezahlen direkt per Online-Banking (Pay by Bank) und bestätigen die Zahlung bei Mollie und Ihrer Bank. Ihre Bankdaten geben Sie nicht bei uns ein.

An Mollie übermitteln wir den Betrag, den Verwendungszweck und interne Referenznummern, aber keine Kontaktdaten. Von Mollie erhalten wir den Zahlungsstatus, die verwendete Zahlungsmethode und eine Zahlungsreferenz. Zahlungen und Rechnungen speichern wir zu Ihrem Konto.

Rechtsgrundlagen für Konto, Unterschriften und Zahlungen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Registrierung und Anmeldung, Bereitstellung des Kontos, Verarbeitung von Dokumenten und Unterschriften, die dafür erforderlichen E-Mails und die Abwicklung von Zahlungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Aufbewahrung von Zahlungs- und Rechnungsdaten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Schutz des Kontos (Anmeldeprotokoll, Sicherheitshinweise) und Nachweis von Unterschriften (Audit-Protokoll); unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer Dienst und ein belastbarer Nachweis.

Speicherdauer im Konto

• Kontodaten, Dokumente, Unterschriften und Audit-Protokolle speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Nach Beendigung des Kontos löschen wir Konto und Inhalte automatisch 12 Monate nach der Beendigung.
• Zahlungs- und Rechnungsdaten bewahren wir auch nach Beendigung des Kontos so lange auf, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere steuer- und handelsrechtliche) dies erfordern. Die übrigen Angaben zu Ihrer Organisation werden dabei anonymisiert.
• Das Aktivitätsprotokoll Ihres Kontos (Anmeldungen, Seitenaufrufe und Aktionen) löschen wir nach 180 Tagen. Angaben zu Anmeldecodes und vertrauenswürdigen Geräten speichern wir, solange Ihr Konto besteht.
• Ein Anmeldecode per E-Mail ist 10 Minuten gültig.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Kontakt: siehe Impressum.

Außerdem haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit. In Ihrem Konto können Sie Ihre Daten exportieren und Ihr Konto beenden.